仕事の優先順位のつけ方と作業効率化「2つのテクニック」

『やることがたくさんあるのに、

どこから手をつけたらいいかわからない』

と思っている人は多いのではないでしょうか？

そんなときは、やるべきことに対して優先順位をつけてあげればいい、といわれます。

でも、

どうやって優先順位をつけるの？

と思っている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、優先順位の付け方についてご紹介します。

ぜひ、最後までご覧ください。

優先順位の付け方

優先順位の付け方は、

A4サイズくらいの紙に、縦横真ん中に線を引き、4つの象限に分けたマトリクス図を作ります。

縦軸が重要度、横軸が緊急度

このマトリクスは、縦軸が重要度、横軸が緊急度を表しています。

縦軸の重要度は上に行けば行くほど重要度が高く、下に行くほど重要度が低いものになります。

「緊急度重要度マトリクス」とネットで検索すると、

左に緊急度が低いもの、右に緊急度が高いものとされているものが多いと思いますが、

今回私がご紹介するのは反対で、

左に行けば行くほど緊急度が高く、右に行くほど緊急度が低いものとします。

なぜなら、人は左上から右下に向かって

アルファベットの「Z」の形で見ることが多いからです。

まとめると、

上に行けば行くほど、重要度が高く、下にいくほど、重要度が低い
左に行けば行くほど、緊急度が高い、右に行くほど、緊急度が低い

となります。

優先順位は以下の通りです。

1.左上　重要度が高く緊急度が高いもの
2.右上　重要度が高く緊急度が低いもの
3.左下　重要度が低く緊急度が高いもの
4.右下　重要度も緊急度も低いもの

左上からアルファベット「Z」の形で実行する

このマトリクスに従い、

「やること」を”付箋”にどんどん書いて、

それらをマトリクス上に貼り付けます。

付箋は貼り替えることができるため、後からやるべきことが増えても問題ありません。

マトリクスが完成したら、ホワイトボードや壁など、デスクの周りに貼っておき、

左上から、アルファベットの「Z」の流れで順番に実行していきます。

タスク実行管理術

優先順位の付け方について解説しましたが、

時間的な制約がある場合、

優先度の高いタスクをこなしていてもなかなか進まない

ことがあります。

私自身も、記事を書いている時など、思うように進まない時は時間だけが過ぎていき

他のタスクができないことがあります。

そこで、私が普段実践しているおすすめの方法をご紹介します。

よく、業務効率化の話で、

複数の業務を同時に進めるマルチタスクと

1つずつ業務を進めるシングルタスク

という言葉が出てきます。

マルチタスクは、一度に複数のことを実行しようとすると、

当然ながら

集中力が分散するため効率が落ちる

と言われていますが、

複数のことを同時進行するため、

期限が同じ場合はマルチタスクが有効

な場合もあります。

そこで、

マルチタスクという考え方を前提とした方法

として、

ある一定の時間で区切ってシングルタスクで実行する方法

をおすすめします。

例えば、優先度の高いAとBと２つ仕事があった場合、

Aを60分か90分で区切り、時間がきたら中途半端でも一旦ストップして、

Bの仕事をA同様に60分〜90分作業します。

交互に作業すると、

マルチタスクで両方の業務を進行しつつ、

時間を分けてシングルタスクで作業しているため、

集中して仕事ができます。

タスクAとBを交互に実行する

この方法で最も効率的なのは、

AとBの仕事が全く異なり、

全く別の場所に移動して行わなければならない時です。

例えば、記事の執筆とジュエリーの制作をどちらも今日中に終わらせなければならない場合に、

PCと作業机が別々のところにあるため、頭の中が一旦リセットされます。

この方法を使えば、集中してそれぞれの仕事ができ、

気づくと両方の業務が同時に終了している状態になります。

また、この方法は、仕事をスイッチして頭を切り替えるので、

新しい改善やひらめきが生まれることがあります。

先ほどの、記事の執筆とジュエリーの制作の場合にあてはめると、

「あそこの段落を入れ替えた方が読みやすくなる」や、

「この工程はこうした方が早い」など、

頭を切り替えることで一旦リセットされるからだと考えます。

この方法は、

「タイムスロットシフティング」

と名付けています。

2つの仕事を用意して、

手元にタイマーを置き、

90分単位で入れ替えて実行する

ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、優先順位の付け方と、

おすすめのマルチタスク手法

「タイムスロットシフティング」

についてご紹介しました。

私たちは1日24時間しかありません。

その中で、実際に作業できる時間は6時間〜8時間程度だと思います。

タスクが山積みになった時こそ、コーヒーブレイクをとって4象限のマトリクスを作成し、

タスクの優先順位を決めて全体像を俯瞰してみましょう。

そうすることで、手を付けるべきタスクが一目瞭然になります。

今回の方法は、私なりの方法ですので、参考までに捉えていただけると幸いです。